In het kort:
- Een buitenlandse werknemer kan door een concernonderdeel worden uitgezonden naar Nederland of rechtstreeks een contract aangaan met een werkgever in Nederland.
- De werkgever moet nagaan of het nodig is een verblijfs-/werkvergunning te regelen.
- Er gelden andere voorwaarden voor kennismigranten.
- Een werknemer uit het buitenland kan onder voorwaarden in aanmerking komen voor een vrije vergoeding van de extraterritoriale kosten: de 30%-regeling.
- Ook buitenlandse werknemers in Nederland hebben recht op uitkeringen bij ouderdom, ziekte en overlijden.
In dit artikel:
– Verplichtingen werkgever
– Bijzondere regels voor bepaalde soorten werknemers
– Aanpak bij personeel uit het buitenland
– Uitzenden of inhuren
– Werknemer uitgezonden door buitenlands concernonderdeel
– Werknemer is inwoner van Nederland tijdens uitzending
– Welke entiteit moet loonheffingen inhouden en afdragen aan de Nederlandse Belastingdienst?
– Omzetten van buitenlandse loonbestanddelen
Verplichtingen werkgever
Bij grensoverschrijdende werkzaamheden zijn voornamelijk de volgende drie punten relevant:
- belasting
- sociale zekerheid
- werk- en immigratievergunningen
Aan de hand van deze drie punten ga je na welke verplichtingen je hebt wanneer je personeel uit het buitenland inhuurt of personeel in het buitenland laat werken. Andere punten, zoals arbeidsrecht en pensioen, blijven in dit kader buiten beschouwing.
Bijzondere regels voor bepaalde soorten werknemers
Voor bepaalde soorten werknemers gelden bijzondere – ingewikkelde – regels. Bij dit soort werknemers is het een goed idee om een specialist op het gebied van internationale loonbelasting en sociale zekerheid te raadplegen. Dat is het geval bij:
- statutair directeuren
- commissarissen
- zelfstandigen
- personeel dat werkt in het internationale vervoer of op zee
- sporters
- artiesten
- acteurs
Aanpak bij personeel uit het buitenland
Onder meer de volgende gegevens spelen een rol om te weten welke verplichtingen je hebt.
- woonland
- nationaliteit
- gezinssamenstelling en waar het gezin gaat wonen tijdens de activiteiten in Nederland
- hoelang de buitenlander in Nederland of elders gaat werken
- of de werknemer permanente huisvesting in Nederland en/of in zijn woonland heeft
- wie die permanente huisvesting betaalt (bijvoorbeeld de werknemer zelf of de werkgever)
- in welke landen de buitenlander gaat werken en in welke verdeling (in % per maand)
- levert de aanwezigheid van de werknemer mogelijk een vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger op in het werkland?
- is de persoon statutair bestuurder van een Nederlandse rechtspersoon?
- zijn de uit te voeren werkzaamheden allemaal te kwalificeren als bestuurswerkzaamheden?
- met welke entiteit de werknemer zijn arbeidscontract heeft gesloten
Uitzenden of inhuren
Wanneer een werknemer uit het buitenland in Nederland komt werken, zijn er verschillende (contract)vormen mogelijk. Er kan sprake zijn van de volgende situaties:
- Een buitenlands concernonderdeel zendt een werknemer uit naar de Nederlandse werkgever
- De Nederlandse werkgever gaat rechtstreeks met een buitenlander een contract aan
Werknemer uitgezonden door buitenlands concernonderdeel
Een buitenlands concernonderdeel zendt een werknemer bijvoorbeeld uit in het kader van loopbaanontwikkeling of omdat de werkgever een tijdelijk tekort heeft aan medewerkers. Dit kan gevolgen hebben voor de werkgever, het buitenlandse concernonderdeel dat de werknemer uitzendt en voor de werknemer zelf.
Tijdens de uitzending van de werknemer is de volgende situatie standaard:
- De werknemer werkt voor rekening en risico van de Nederlandse werkgever
- De Nederlandse werkgever heeft daardoor ook de bevoegdheid om instructies te geven aan de werknemer
- De loonkosten van de werknemer (eventueel via een doorbelasting) komen ten laste van de Nederlandse werkgever
Als geen sprake is van deze standaardsituatie, dan is het aan te raden om een specialist op het gebied van internationale loonbelasting en sociale zekerheid in te schakelen. Dergelijke situaties zijn gecompliceerd en vragen om maatwerk.
In de standaardsituatie moet de Nederlandse werkgever de volgende vragen beantwoorden om te weten wat zijn verplichtingen zijn:
- Is een werk- en verblijfsvergunning nodig om deze werknemer in Nederland te laten werken?
- Daarna is het belangrijk om het fiscaal inwonerschap van de werknemer vast te stellen. Is de werknemer fiscaal inwoner van Nederland tijdens de uitzending naar Nederland? Of blijft hij als fiscaal inwoner van zijn (voormalige) woonland kwalificeren?
- Is de werknemer belastingplichtig in Nederland en is de werkgever inhoudingsplichtig voor loonheffingen?
Een inwoner van Nederland is belast voor zijn wereldwijd verdiende inkomen. Een niet-inwoner is in principe alleen in Nederland belast voor Nederlandse bronnen, zoals arbeidsinkomen dat toerekenbaar is aan in Nederland gewerkte dagen.
Werknemer is inwoner van Nederland tijdens uitzending
Als deze werknemer in verschillende landen werkt tijdens een periode van meer dan een maand, dan gelden andere regels.
Als de betrokken werknemer (vrijwel) uitsluitend in Nederland werkt, dan heeft dit de volgende consequenties:
- Het loon is onderworpen aan Nederlandse loonbelasting.
- De werkgever moet vaststellen welke entiteit de Nederlandse loonbelasting moet inhouden op het loon van de desbetreffende werknemer.
- De buitenlandse loonelementen (inclusief mogelijke socialezekerheidspremies, pensioenpremies en kostenvergoedingen) moeten ‘vertaald’ worden naar een Nederlands belastbaar inkomen. Daarbij moet de werkgever nagaan of de uitzender een brutoloonafspraak of een andere afspraak heeft gemaakt met de werknemer en de loonadministrateur hierover informeren.
- De hoofdregel is dat een inwoner van Nederland onderworpen is aan het Nederlandse socialezekerheidsstelsel. De loonadministratie moet dus Nederlandse premies verwerken. Uitzonderingen zijn wel mogelijk, bijvoorbeeld als de werknemer op grond van een verdrag exclusief verzekerd blijft in een ander land tijdens zijn uitzending naar Nederland.
- De reguliere administratieve vereisten voor de loonadministratie gelden ook in deze gevallen (bijvoorbeeld de identificatie van de werknemer).
Welke entiteit moet loonheffingen inhouden en afdragen aan de Nederlandse Belastingdienst?
In principe moet de entiteit waarbij de werknemer in dienst is, loonheffingen inhouden en afdragen.
In veel gevallen van uitzending blijft de werknemer voor Nederlandse loonbelastingdoeleinden nog in dienst bij het uitzendende buitenlandse concernonderdeel. In dat geval moet het buitenlandse concernonderdeel zich in Nederland registreren voor de berekening, inhouding en afdracht van loonheffingen. Een dergelijke registratie voor de loonbelasting is niet aan de orde op het moment dat de buitenlandse werkgever geen vaste inrichting of vaste vertegenwoordiger in Nederland heeft. Als de buitenlandse werkgever wel inhoudingsplichtig is op grond van artikel 6 lid 2 of lid 3 Wet LB 1964 kan op verzoek van het buitenlandse concernonderdeel én het Nederlandse concernonderdeel het Nederlandse concernonderdeel als inhoudingsplichtige worden aangemerkt (art. 6 lid 6 Wet LB 1964). Dit moet gebeuren via het voeren van een maandelijkse Nederlandse loonadministratie. Het is niet nodig dat deze loonadministratie de werknemer daadwerkelijk uitbetaalt (vaak gebeurt dat nog in het uitzendende land). Deze loonadministratie kan een zogenaamde dummy payroll of schaduwloonadministratie zijn.
In sommige gevallen hoeft de buitenlandse werkgever zich niet in Nederland te registreren. De Nederlandse ‘ontvanger’ (de Nederlandse werkgever) mag de verplichtingen overnemen van het buitenlandse concernonderdeel. Dit is in het bijzonder aantrekkelijk als een werknemer in aanmerking komt voor de 30%-regeling. De Belastingdienst kan nadere voorwaarden stellen voordat hij instemt met het gezamenlijke verzoek van beide concernonderdelen. Neem contact op met een specialist op het gebied van internationale loonbelasting en sociale zekerheid om te bepalen of sprake is van deze uitzondering.
Omzetten van buitenlandse loonbestanddelen
Als een werknemer bij een Nederlandse werkgever gaat werken, dan krijgt hij waarschijnlijk te maken met verschillende beloningsbestanddelen, zoals maandelijks salaris, bonus, aandelenregelingen, pensioen en kostenvergoedingen.
Let op! Sommige beloningen die in het buitenland onbelast zijn, zijn in Nederland wel een belaste post.
De loonadministratie van de Nederlandse onderneming moet voor de Nederlandse (schaduw)loonadministratie vaststellen hoe deze buitenlandse loonbestanddelen leiden tot een Nederlands belastbaar inkomen.
Verder moet je rekening houden met een brutering van alle of bepaalde loonbestanddelen. Dit is afhankelijk van de afspraak die je met de werknemer maakt over wie de belasting over het loon in Nederland betaalt.
Raadpleeg in dit soort gevallen een specialist op het gebied van internationale loonbelasting en sociale zekerheid om het Nederlandse belastbare loon correct vast te stellen.
Vragen?
Heb je vragen over je verplichtingen als werkgever? Schakel dan de hulp in van onze specialisten. We denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact met ons op.